En tant que petite entreprise, vous pouvez avoir l’impression de ne pas disposer des bonnes ressources ou de suffisamment de temps pour gérer les stocks. Cependant, avec ces cinq pratiques, vous pouvez assurer une gestion efficace des stocks pour votre entreprise.
Des processus clairement définis
Comment gérer l’inventaire avec des processus clairs? Lorsqu’il n’y a pas de processus clairs, les choses peuvent rapidement dégénérer et devenir incontrôlables. Ainsi, l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour assurer une gestion des stocks réussie est de cartographier clairement tous les processus au sein de votre organisation. Lorsque chaque processus est exposé clairement, il n’y a aucun doute sur ce qu’il faut faire ensuite.
Un système de gestion des stocks est un parfait exemple de processus clairement définis. Avec un système de gestion des stocks, vous êtes en mesure de décrire chaque étape du processus de vente et d’achat, du devis à la facture, en passant par le bon de commande, la réception et la facturation.
Les moyens d’identification appropriés pour les articles
Avec des processus définis, la prochaine étape pour une gestion des stocks réussie consiste à disposer d’un moyen approprié d’identifier et de suivre les articles.
Étonnamment, de nombreuses entreprises gardent une trace de leur inventaire avec des feuilles de calcul Excel ou d’autres applications de feuille de calcul. Lorsque votre entreprise nécessite des moyens d’identification plus complexes, tels que le contrôle des lots ou des numéros de série, les feuilles de calcul ne fournissent pas les moyens d’identification appropriés pour vos articles, et les feuilles de calcul n’exigent pas non plus que les utilisateurs saisissent toutes les informations nécessaires.
Par exemple, Excel n’exige pas que les informations de suivi des stocks pertinentes soient saisies lors du traitement des transactions, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent oublier d’ajouter les informations requises car ils n’ont jamais été invités. Cette méthode est sujette à l’erreur humaine, car la personne publiant la transaction peut ne pas saisir les données correctes.
Cependant, l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks permet aux entreprises de suivre des éléments tels que plusieurs unités de mesure pour un article, au lieu d’avoir à suivre plusieurs articles en tant que pauses de différentes unités (boîte, chacune, pack, etc.). Le système vous donne la possibilité de voir le total des quantités en main à partir d’une fenêtre que vous pouvez vendre ou acheter dans d’autres unités de mesure.
De plus, avec le logiciel de gestion des stocks, vous pouvez également disposer d’identifiants uniques tels que des numéros de lot et de série. Être capable d’identifier toutes les différentes manières d’emballer votre article, que ce soit lors de la réception ou de la vente, permet aux utilisateurs de voir rapidement combien est réellement disponible à la vente car tout est sous le même ID de produit, au lieu d’avoir à afficher les informations sur le produit dans plusieurs des endroits.
L’enregistrement en temps opportun des transactions d’inventaire
Le timing est la clé de la gestion des stocks. C’est certainement le cas lorsque vous utilisez des méthodes de coût qui reposent sur des dates de transaction, telles que le premier entré, premier sorti et le dernier entré, premier sorti. Si vous fermez vos livres régulièrement, vous aurez également besoin de publier les transactions en temps opportun. En publiant les transactions en temps opportun, les coûts d’inventaire sont maintenus aussi précis que possible.
Vous aurez également besoin de chiffres précis lors de la vente d’articles à vos clients ou de la création de bons de travail pour créer des assemblages. Tous les chiffres pour en main et disponible à la vente sont basés sur les transactions publiées. Lorsque vous prenez du retard dans la publication, ces chiffres ne seront pas exacts. Avec un logiciel de gestion des stocks, cependant, votre entreprise peut s’appuyer sur des informations d’inventaire en temps réel.
Les contrôles internes
Bien que ce ne soit pas toujours une option pour les petites entreprises, s’il y a suffisamment d’utilisateurs pour répartir les responsabilités, assurez-vous qu’il n’y a pas de tâches mixtes.
Pour vous donner un exemple, de manière optimale, la personne qui gère vos comptes fournisseurs ne devrait pas être la même personne qui gère vos comptes clients. En tant qu’entreprise, il est toujours bon d’avoir quelqu’un d’autre impliqué avant la publication finale pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont présentes et vérifiées. Vous pouvez consulter le site web de l’expert comptable pour plus d’informations.