Signatures e-mail 

Le SPAM ou le courrier indésirable est l’ennemi juré de la plupart des utilisateurs de messagerie. Comme si cela ne suffisait pas pour que votre boîte aux lettres déborde de communications indésirables, les courriels indésirables regorgent souvent de logiciels malveillants et de tentatives de phishing plus ou moins réussies.

Pour nous protéger, humbles utilisateurs de courriels, contre toutes ces menaces, une multitude de solutions ont été développées pour envoyer ces courriels désagréables dans un dossier indésirable ou en quarantaine – où ils appartiennent. Quel soulagement! Autrement dit, jusqu’à ce que vous voyez VOTRE e-mail dans un dossier de spam…

Le problème est qu’aucune solution anti-SPAM n’est parfaite. Il peut s’avérer que vos e-mails vont dans le dossier de courrier indésirable du destinataire, par exemple, juste après avoir commencé à ajouter une nouvelle signature d’e-mail. Expliquons pourquoi cela pourrait se produire et que faire pour éviter cela.

Tout d’abord, malgré une croyance populaire, les signatures de courrier électronique ne font pas comme par magie les courriels à traiter comme du SPAM. La question la plus cruciale est donc: que fait-on?

Qu’est-ce qui fait que les filtres anti-spam fonctionnent?

La plupart des filtres SPAM (ou anti-SPAM) fonctionnent à l’aide d’un système basé sur des points. Cela signifie qu’ils analysent tous les e-mails entrants et attribuent des points pour chaque élément qu’ils interprètent comme un type de SPAM. Si un e-mail obtient suffisamment de points, il est signalé comme indésirable. Alors, quels facteurs augmentent le score? Exemples possibles:

  1. Absence d’enregistrement SPF dans votre zone de domaine ou enregistrement SPF incorrect.
  2. La réponse à l’ adresse ne correspond pas à la De l’ adresse.
  3. Envoi à plusieurs destinataires. Plus ils sont nombreux, plus votre email sera considéré comme indésirable.
  4. Utiliser un jeu de caractères ou un alphabet différent de ceux utilisés par les destinataires.
  5. L’adresse IP, l’adresse ou le domaine de l’expéditeur a été mis sur liste noire.
  6. Votre e-mail contient des mots clés et des phrases qui appartiennent à la catégorie «réservé aux adultes». Ils peuvent concerner, par exemple, des sites de rencontres ou certains types de drogues.
  7. Mauvaises pratiques de marketing direct. C’est-à-dire: écrire des mots avec toutes les majuscules (ou CRIER), utiliser de nombreux points d’exclamation, ou des phrases salesy comme “Offre à durée limitée!”, “Achetez-en une, obtenez-en une gratuitement!”
  8. Utilisation d’hyperliens raccourcis ou de liens menant à des sites non fiables (sur liste noire).
  9. Utilisation d’images liées ou hébergées. Non seulement ils sont bloqués par la plupart des clients de messagerie, de sorte qu’une confirmation supplémentaire de votre part est requise pour afficher ces images, mais également certains filtres SPAM les qualifient de SPAM.

Ma signature fait que mon e-mail est envoyé EN SPAM

Si vous découvrez qu’après avoir ajouté une signature électronique, vos courriels n’atteignent pas vos destinataires, cela peut signifier que vous avez dépassé le score SPAM autorisé. Habituellement, un e-mail dans un dossier spam équivaut à un e-mail non lu. Très probablement, certains éléments que vous avez inclus dans la signature électronique sont louche du point de vue des filtres. Alors, que pouvez-vous faire pour annuler le SPAM de votre signature de courrier électronique?

Examinez les hyperliens que vous utilisez

L’utilisation de liens raccourcis, aussi agréables qu’ils puissent paraître, est un non-non définitif pour la plupart des filtres anti-spam. En effet, les clients de messagerie n’ont pas les moyens de savoir automatiquement où le lien raccourci est redirigé. Les services de raccourcissement d’URL sont souvent utilisés par les spammeurs pour masquer la destination finale où le lien vous mène. Surtout si l’adresse cible est sur liste noire. Le blocage des liens raccourcis est une attaque préventive contre les spammeurs.

Vérifiez si votre IP ou votre domaine n’est pas sur liste noire

Si votre domaine ou votre IP est sur liste noire, vous n’avez pas besoin de beaucoup pour dépasser le score SPAM autorisé. Le problème est qu’il existe toutes sortes de listes noires différentes et que divers filtres peuvent utiliser n’importe quel nombre de ces listes. L’utilisation d’un outil de recherche IP peut vous aider à trouver la source du problème et à confirmer si vous avez été pris comme «faux positif» sur des listes noires. Sortir de ces listes devrait être votre priorité absolue, car en plus de livrer vos e-mails dans les dossiers de spam des destinataires, cela peut également diminuer votre trafic et votre classement dans les moteurs de recherche (SEO).

Utiliser des images intégrées

Certains filtres considèrent les images hébergées ou liées comme suspectes. En plus de les bloquer immédiatement de la visualisation, ils peuvent augmenter votre score de SPAM. Cela étant dit, tous les clients de messagerie ne prennent pas en charge l’ajout de graphiques intégrés. Il en va de même pour les méthodes nativement disponibles pour ajouter une signature électronique globale. La seule façon infaillible de gérer les images intégrées pour tout le monde dans l’entreprise est d’utiliser un outil de gestion de signature de courrier électronique .

Utilisez des pratiques de marketing atténuées

Ce n’est pas parce que vous pouvez ajouter une bannière marketing dans votre signature électronique que c’est une bonne idée d’ajouter une tonne de points d’exclamation ou de couleurs nauséabondes juste pour attirer l’attention. Un design épuré (ou professionnel ) et une simple bannière seront probablement plus efficaces. De plus, cela ne donnera pas envie aux gens de marquer vos e-mails comme SPAM.

Évitez d’envoyer des signatures mobiles par défaut

Bien que la ligne «Envoyé depuis l’iPhone» comme signature ne sera probablement pas traitée comme SPAM par les filtres de messagerie, elle peut être vue comme telle par le destinataire. Alors que certaines personnes ignorent ces exclusions comme une relique de la décennie précédente, d’autres pourraient la considérer comme très peu professionnelle et insouciante. Si vous vous souciez de votre marque, la meilleure idée est d’unifier vos signatures électroniques sur différents appareils et clients de messagerie.

Testez votre signature d’email

Si vous n’êtes pas sûr de ce qui ne va pas avec votre signature de courrier électronique, une bonne idée est de le tester à fond – ajoutez un élément à la fois, envoyez des courriels de test à différents destinataires et à partir de différentes adresses IP, etc. Parfois, les e-mails arrivent dans le SPAM juste parce que quelqu’un vous a ajouté à sa propre liste noire par erreur. Il est particulièrement courant de le faire sur une application mobile. Étonnamment, cela peut également affecter les clients de messagerie de bureau, même si la liste noire n’est pas accessible à partir de ces applications de bureau.

Logiciel de gestion de signature d’email

L’utilisation d’un gestionnaire de signature d’e-mail vous facilite grandement la tâche. Autrement dit, si vous le faites de la bonne façon.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de signature d’email?

  • Configurez une signature électronique pour tout le monde, à partir d’un seul endroit. Les utilisateurs obtiennent automatiquement leur propre carte de visite personnalisée, pendant que vous concevez un modèle unique et assurez-vous qu’il est bien composé et sans SPAM.
  • Intégrez automatiquement des images dans les signatures de courrier électronique, y compris les photos des utilisateurs DE GSUITE. De cette façon, vous pouvez vous assurer que la signature a une touche humaine et que les destinataires verront toujours les images que vous leur envoyez.
  • Ajoutez des signatures professionnelles aux e-mails envoyés depuis n’importe quel appareil. Jamais plus de signatures incohérentes ne nuiront à votre identité d’entreprise.
  • Automatisez les campagnes d’email marketing et suivez leurs résultats, ajoutez rapidement des enquêtes de satisfaction client en un clic, et bien plus encore…

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