L’externalisation du secrétariat médical est devenue une pratique courante. Les hôpitaux, les cliniques, les centres de soins spécialisés et tous les métiers liés à la santé peuvent recourir à cette solution. L’objectif est surtout de fournir aux patients des soins et des services de qualité. Pour les praticiens, elle facilite l’organisation de leur structure. Un service de télésecrétariat médical répond clairement aux besoins de tous. Il apporte son lot d’avantages.
Assurer une bonne organisation de travail grâce au télésecrétariat médical
Confier la gestion du secrétariat médical à un prestataire est une grande aide pour les médecins et les spécialistes de la santé. Cette solution leur permet d’organiser au mieux le fonctionnement du cabinet ou de la clinique. Les appels, la prise de rendez-vous et les différentes tâches administratives sont pris en charge par des professionnels.
Les patients, de leur côté, bénéficieront d’un service de qualité. Par ailleurs, un service de télésecrétariat médical externalisé propose généralement une disponibilité flexible. Les télésecrétaires médicaux peuvent être opérationnels à des horaires étendus. Selon les besoins des cabinets médicaux, ils peuvent être joignables en dehors des heures d’ouverture et parfois même jusqu’à 24 h/24 ou 7j/7.
D’autre part, en plus de la gestion des appels téléphoniques, le prestataire se charge également d’autres missions comme la gestion des rendez-vous et aussi celle des agendas, la saisie des comptes rendus des consultations ou des analyses médicales, ainsi que diverses autres tâches administratives.
En déléguant ces tâches chronophages à des experts, les médecins et les spécialistes du domaine de la santé pourront se focaliser sur leur cœur de métier. En d’autres termes, ils pourront se concentrer sur la consultation et le soin des patients. Ils ne pourront plus être dérangés par le bruit incessant du téléphone au cours de la journée.
Bénéficier d’une possibilité de faire des économies et de maîtriser le budget
L’externalisation du secrétariat médical est accessible à tous les professionnels de santé. Les grosses structures, les cabinets médicaux, les médecins et les spécialistes libéraux ont la possibilité de recourir au télésecrétariat médical. En plus d’optimiser l’organisation de ces structures spécialisées, cette solution permet aussi de faire des économies non négligeables.
Déjà, les médecins n’auront plus à allouer un budget à part pour le recrutement et l’aménagement de nouveaux locaux. Le prestataire se charge de tout. Celui-ci dispose déjà de locaux adaptés à ce service. Son équipe a à sa disposition les installations et le matériel nécessaires pour la réalisation de sa mission. Les praticiens n’auront qu’à donner les consignes associées à leur activité.
D’un autre côté, les coûts de ce type de service sont souvent personnalisés. La plupart des entreprises spécialisées proposent des formules correspondant aux besoins des structures clientes. Il peut s’agir d’une intervention ponctuelle ou régulière. Dans tous les cas, le calcul des coûts d’un service externalisé de secrétariat médical se fait sur la base du volume des tâches réalisées. Il est par exemple possible de se référer au nombre d’appels effectués en semaine par la permanence téléphonique.
Améliorer l’image du cabinet médical et des professionnels de santé
Une agence spécialisée dans le télésecrétariat médical externalisé collabore avec des téléopérateurs experts dans le domaine du médical. Ils disposent souvent de qualifications spécifiques dans le secteur médical notamment au niveau de l’accueil des patients, de la gestion des appels téléphoniques, des tâches administratives, des différentes procédures à suivre… Ils sont donc capables de traiter les dossiers de manière efficace.
Le savoir-faire et l’expérience de ces agents optimisent le bon fonctionnement de l’externalisation. Grâce au professionnalisme de ces téléopérateurs, le cabinet aura une image positive auprès de ses patients et aussi face aux divers autres acteurs de la sphère médicale. La relation patientèle s’en trouve améliorée. Chaque patient sera reçu d’une manière convenable et pourra joindre le cabinet à tout moment. Cela mettra certainement les patients en confiance.
Usage des dernières avancées technologiques
À l’ère du numérique, chaque structure se doit d’être à la page pour offrir les meilleurs services. Justement, un prestataire de service de télésecrétariat médical intègre dans son domaine l’usage d’équipements avancés.
Pour les prises de rendez-vous par exemple, la plupart d’entre eux utilisent des logiciels et applications dédiées pour faciliter le contact entre le cabinet et les patients. Des plates-formes en ligne peuvent également être mises à l’honneur afin d’optimiser le fonctionnement des activités du cabinet.
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